PROJEKTBEISPIELE

Ausgangssituation

Ein Universitätsklinikum mit einer typischen Campusstruktur hatte bereits selber Defizite in der Logistik identifiziert. Gemeinsam mit den Logistikexperten der GÖK Consulting AG wurde eine weiterführende, fundierte Bestandsaufnahme durchgeführt und Handlungsfelder für eine optimale Logistik aufgezeigt. Vier wesentliche Handlungsfelder wurden identifiziert:

Logistikprozesse
Nicht eindeutige Verantwortlichkeiten führten zu redundaten Logistikprozessen, zu einer Vielzahl von Schnittstellen und zu langen Durchlaufzeiten. Die Prozesseffizienz in der Logistik war im Vergleich zu ähnlichen Einrichtungen deutlich geringer und die Servicelevel entsprachen nicht den Vorgaben des Vorstandes. Mit Hilfe von Prozessbenchmarks konnten wirtschaftliche Reserven aufgezeigt werden.

Logistikorganisation
Die Verantwortung für die Logistik lag bei verschiedenen Organisationseinheiten, wie der Pflege, dem Einkauf oder den Transportdienst. Eine Vielzahl logistischer Tätigkeiten wurde durch das Pflegepersonal wahrgenommen. Eine zentrale Steuerung der logistischen Aktivitäten fand nicht statt.

Informationstechnologie und Transparenz
Die vorwiegend manuelle Steuerung der Logistikprozesse führte zu Intransparenz und Ineffizienz. Eine optimale Ressourcensteuerung war aufgrund fehlender bzw. unzureichender Daten nicht möglich. Servicelevel wurden nicht systematisch und systemgestützt gemessen, so dass auch keine aktuelle Aussage zur Leistungsfähigkeit der Logistik getroffen werden konnten.

Vernetzung
Die fehlende IT-Unterstützung führte auch zu einer unzureichenden Anbindung von Partnern in der Versorgungskette. Lieferanten, Dienstleister sowie vor- und nachgelagerte medizinische Versorgungsstufen waren nicht aufeinander abgestimmt. Eine Konzentration und eine systematische Vernetzung mit strategisch wichtigen Partnern erfolgte nicht, so dass die Supply Chain von einer hohen Komplexität geprägt war. Zusammen mit der GÖK Consulting AG wurde ein Konzept zur Reorganisation der Logistik erarbeitet und umgesetzt.

Umsetzung

Gemeinsam mit den Mitarbeitern und Verantwortlichen des Klinikums wurde ein Road-Map „optimierte Logistik“ erarbeitet. Dabei wurde im ersten Schritt viel Wert auf schnell umsetzbare und sichtbare Erfolge („Quick Wins!“) gelegt, um die Akzeptanz für Veränderungen bei den Mitarbeitern zu erhöhen.

Die mittel- bis langfristige Vorhaben wurden im Zeitablauf und mit ihren Dependenzen erarbeitet, Verantwortlichkeiten und Detailmaßnahmen hinterlegt. Die Road-Map Logistik war die Leitschnur für die gemeinsame Umsetzung.

 

Ergebnis

Für die Reorganisation der Logistik wurden über 50 kurz- und mittelfristige Maßnahmen entwickelt und umgesetzt. Etwa 10 längerfristige Projekte wurden durchgeführt. Neben signifikanten Qualitätsverbesserungen konnten durch die Umsetzung der Maßnahmen und der Projekte jährliche Einsparungen in Höhe von rund 500TEUR identifiziert werden.

Logistikprozesse

• Einführung einer OP-Versorgungslogistik mit Fallwagen, dadurch Reduzierung der Rüstzeiten um knapp 20%
• Weitgehende Entlastung personelle Trennung von Logistik und Pflege mit deutlicher zeitlichen Entlastung der Pflege um rund 10%.
• Optimierte Bestände und Disposition zur Reduzierung der Kapitalbindung und der Obsoleszenzkosten um 12%.
• Service-Level-Erhöhung um ca. 50%

Logistikorganisation

• Zentralisierung der Logistikverantwortung
• Zentrale Steuerung aller logistischen Prozesse
• Verbesserte Auslastung der Ressourcen
• Transportplanung zur Optimierung von Wegen und Zeiten

Informationstechnologie und Transparenz

• Einführung einer Transportleitstelle
• Auswahl und Einführung eines Transportsteuerungssystems
• Dadurch Transparenz über Logistikaufwand, -kosten und -leistungen, u.a. als Grundlage einer innerbetrieblichen Kostenverrechnung der Logistik

Vernetzung

• Systematischer Aufbau von strategischen Logistik- und Dienstleistungspartnerschaften und Reduzierung der Anzahl Dienstleister
• Einrichtung von Konsignationslägern mit Bestandssteuerung durch die Lieferanten
• IT-technische Anbindung von Lieferanten und Dienstleistern