PROJEKTBEISPIELE

AUSGANGSSITUATION

Für ein Universitätsklinikum stellte sich die Situation im Projektmanagement mehr als unbefriedigend dar.

Zum Beispiel lag einerseits keine Transparenz über die Projektlandschaft und die Status der Fortschritte einzelner Projekte vor, fehlende Standards im Projektmanagement führten andererseits zu Prozessunsicherheiten und letztendlich zu Unzufriedenheit bei den Mitarbeitern. Schon in der Beantragungsphase von Projekten war nicht klar, wie Projektideen eingereicht werden, welche Informationen ein Projektantrag enthalten soll und wer Auskunft über die Genehmigung oder die Ablehnung von Projektanträgen geben kann. Eine zentrale Stelle für Rückfragen und zur Koordination von Projekten war nicht vorhanden.

Zusammen mit der GÖK Consulting AG wurde daher ein Projekt zum Aufbau und zur Implementierung eines zentralen Projektbüros und zur Implementierung von einheitlichen Projektmanagementmethoden im Universitätsklinikum initiiert.

UMSETZUNG

Gemeinsam mit dem Vorstand und den Klinikdirektoren wurden die grundsätzlichen Anforderungen und Ziele des Projektbüros festgelegt. Transparenz über alle Projekte, Sicherstellung eines nachhaltigen Projektcontrollings sowie eine zentrale Koordinationsstelle für Projekte wurden als wesentlich definiert.


Abb. 1. Aufgaben eines zentralen Projektbüros

Bei der Aufnahme der aktuellen Projektlandschaft des Universitätsklinikums wurden über 150 Projekte zurückgemeldet. Gemeinsam mit den Verantwortlichen des Kunden wurden die Projekte anhand der strategischen Unternehmensziele bewertet und priorisiert. Immerhin konnten im ersten Schritt rund 20 Projekte identifiziert werden, die nicht weiterverfolgt werden und deren Ressourcen in andere Projekte fließen konnten.

Für das komplexe Aufgabengebiet des zentralen Projektmanagers und Leiters des Projektbüros wurde ein Soll-Anforderungsprofil entwickelt und geeignete interne und externe Bewerber ausgewählt.

Neben der Implementierung und personellen Besetzung des Projektbüros wurden einheitliche Standards und Richtlinien für die Projektarbeit am Universitätsklinikum erstellt. Das entwickelte Projekthandbuch ist allen Mitarbeitern zugänglich. Zudem wurde ein Projektmanagementtool eingeführt, mit dem sowohl die Projektbeantragung und -planung als auch das Projektcontrolling ermöglicht wird. Die heutigen und zukünftigen Projektleiter wurden in der neuen Projektorganisation und in den Funktionalitäten des Projektmanagementtools geschult.

ERGEBNIS

Das zentrale Projektbüro wurde als Stabsstelle des Klinikumsvorstandes implementiert und steht diesem und den Mitarbeitern des Klinikums nun als kompetenter Ansprechpartner für alle Belange rund um das Projektmanagement zur Verfügung.

Abb. 2. Das zentrale Projektbüro als Stabstelle des Klinikumsvorstandes

Für die Projektarbeit am Universitätsklinikum wurde ein klarer Rahmen mit standardisierten Abläufen geschaffen. Rollen und Aufgaben von Projektteammitgliedern wurden definiert und als verbindliche Basis in der Organisation verankert. Zudem ermöglichen das regelmäßige Projektcontrolling und die Erstellung von Fortschrittsberichten das frühzeitige Erkennen von Abweichungen und die rechtzeitige Einleitung von Gegenmaßnahmen.